Mit der zunehmenden Verbreitung des Homeoffice stehen Unternehmen hinsichtlich der Arbeit mit und an Dokumenten vor wachsenden Herausforderungen. Wie sich diese bewältigen lassen, zeigt das Seminar zum Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise-Content-Management (ECM) der herstellerunabhängigen Unternehmensberatung Zöller & Partner. An jeweils zwei Tagen im Januar und März 2023 erhalten Fach- und Führungskräfte umfassendes Wissen zur Evaluierung, Einführung und Nutzung von DMS-/ECM-Lösungen sowie zu deren Integration in ihre IT-Infrastruktur.
„Mitarbeiter müssen aus dem Homeoffice auf neu eingehende Dokumente und die im Büro liegenden Bestandsakten zugreifen, um beispielsweise Anträge oder Rechnungen freizugeben. Dies ist in großen Unternehmen bereits gang und gäbe, da sie den Posteingang früh scannen und ihre Altakten digitalisiert haben. In kleinen und mittelständischen Unternehmen gestaltet sich die Situation aber häufig noch anders“, sagt Bernhard Zöller, Geschäftsführer der Zöller & Partner GmbH, und ergänzt: „Eine neue Aufgabe ist die Integration mit zusätzlichen Projektablagen in OneDrive, Teams oder anderen Collaboration-Plattformen, die sich in den vergangenen drei Jahren schnell verbreitet haben, um New Work zu unterstützen. Dabei entsteht in vielen Organisationen eine bisher noch nicht da gewesene System- und Ablagevielfalt, die der Forderung nach Überblick, Ordnungsmäßigkeit und belastbarer Auskunftsfähigkeit manchmal diametral gegenübersteht.“
Demzufolge soll in dem zweitägigen Intensivseminar von Zöller & Partner den Teilnehmern insbesondere gezeigt werden, wie sie eine unkoordinierte Ablagevielfalt in verlässliche Strukturen wandeln, die Ordnungs- bzw. Revisionssicherheit gewährleisten, sämtliche Alt- und Neudokumentenarten (Papier, E-Mails, MS-Office-Dateien u. a.) in einem vereinheitlichten System (E-Akte) zusammenführen sowie die Dokumentenbestände in IT- und Fachverfahren integrieren können.
Zu diesem Zweck werden grundlegende Begriffe erklärt und DMS-/ECM-Lösungen gegenüber OneDrive, MS SharePoint und MS Teams abgegrenzt. Die referierenden Spezialisten der Unternehmensberatung zeigen außerdem funktionale Unterschiede der am Markt erhältlichen DMS /ECM-Lösungen auf und erläutern, worauf bei der Anbieter- und Systemauswahl zu achten ist. Hierzu erhalten die Teilnehmer konkrete Tipps und Werkzeuge an die Hand.
Überdies wird die Automatisierung der Dokumentenerfassung bei der Digitalisierung von Altakten bzw. des papierbasierten Posteingangs sowie bei der Ablage von E-Mails und Office-Dokumenten eingehend thematisiert. Ebenso nimmt die digitale Rechnungsverarbeitung weiten Raum ein, in dem auch die unterschiedlichen Formate wie XRechnung und ZUGFeRD 2.0 betrachtet werden. Außerdem werden Nutzen und Unterschiede von Ad-hoc- und strukturierten Dokumenten-Workflows erläutert, um so Prozesse – etwa bei der Rechnungsfreigabe – zu beschleunigen.
Ein weiterer Punkt auf der Agenda ist die Integration von DMS-/ECM-Lösungen in ERP-, SAP- und Fachanwendungen, wobei die Referenten unterschiedliche Verknüpfungsszenarien samt ihren Vor- und Nachteilen vorstellen. Auch die Nutzung elektronischer Signaturen in einer DMS-/ECM-Lösung wird behandelt und die Teilnehmer erfahren, warum die systemgestützte Authentifizierung in 95 % der Fälle eine elektronische Signatur ersetzen kann.
Natürlich werden die „Klassiker“ wie die häufigsten Mythen und Legenden zu Rechtsgrundlagen, vor allem im Zusammenhang mit AO/GoBD, DSGVO und der Verfahrensdokumentation, ebenso wenig fehlen wie Projektwerkzeuge und Vorgehensweisen, Checklisten und Anleitungen zur Projektorganisation.
Zwei Termine zum Jahresbeginn
Die beiden Intensivseminare finden online über MS Teams am 25./26. Januar sowie am 8./9. März 2023 statt. Die Teilnahmegebühr beträgt pro Person 950,00 Euro zzgl. MwSt. Der Preis beinhaltet eine umfangreiche Seminardokumentation, zahlreiche Projektwerkzeuge wie auch DMS-Anwendungs-, -Compliance- und -Migrations-Checklisten für die konkrete Projektarbeit und nicht zuletzt aktuelle Leitfäden zur GoBD-Verfahrensdokumentation.
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