Diese Ansichten halten sich nach wie vor hartnäckig.
Doch was tun, wenn aktuelle Vorgaben oder Empfehlungen der Regierung darauf drängen, virtuell und ‚remote‘ zu arbeiten?
Die folgenden 6 Tipps helfen Ihnen als Führungskraft, Ihr Team erfolgreich und effizient durch die Homeoffice-Zeit zu navigieren.
Ermächtigen Sie Ihre Mitarbeiter
Viele Führungskräfte haben das Gefühl, ihre Mitarbeiter würden nicht oder zu wenig arbeiten, wenn man sie nicht ständig im Blick hat.
Virtuelles Arbeiten erfordert daher einen neuen Ansatz:
Führung über Ziele & Ergebnisse statt über Zeit & Anwesenheit
Worum geht es letzten Endes? Nicht darum, 8 Stunden am Tag abzusitzen, sondern die Arbeit zu erledigen und Dinge zu erreichen. Überlegen Sie sich daher: Was sind Tages- oder Wochenziele, die der einzelne Mitarbeiter erreichen muss? Kommunizieren Sie diese klar und deutlich und überprüfen Sie sie regelmäßig, zum Beispiel entlang der unten genannten Meeting-Struktur.
Sind die Ziele in Ihrem Team eher mittelfristig? Brechen Sie große Ziele runter auf Teilschritte: Was muss diese Woche erledigt werden, um dieses Ziel in drei Monaten zu erreichen?
Beachten Sie dabei, dass diese kleinen Ziele im Einklang stehen mit den Jahreszielen, anhand derer Sie die Leistung des Mitarbeiters Ende Jahr evaluieren.
Schaffen von Eigenverantwortung
Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern zudem auf, welchen Einfluss ihre Arbeit hat. Dies können Sie auf zwei verschiedene Arten machen: Zum einen, indem Sie erklären, was bei Nicht-Erreichen des Ziels passiert. Welche Implikationen und Konsequenzen für den Einzelnen, aber auch für das Team, kann das nach sich ziehen? Zum anderen können Sie aufzeigen, was mit dem Ergebnis der Arbeit passiert. Was passiert ihm nächsten Schritt des Prozesses? Was passiert mit meinem Report, wohin geht meine Einschätzung? Gerade im nicht-produzierenden Gewerbe und sehr virtuellen Umgebungen sind Prozesse oftmals unklar und wenig einsichtig.
Wichtig bei beiden Schritten ist, dass Sie die Ziele sowie die möglichen Implikationen keineswegs „drohend“ oder einschüchternd verwenden, sondern dem Mitarbeiter aufzeigen, wie seine Arbeit einen Beitrag leistet und dass das gesamte Unternehmen letzten Endes gemeinsam gewinnt oder verliert.
Geben Sie dem Ganzen Struktur
Tägliche Meetings zur operativen Steuerung
Beim gemeinsamen Arbeiten in einem Büro funktionieren viele Absprachen quasi von alleine: Man hört ein Telefonat mit, spricht informell in der Kaffeeküche oder geht bei Fragen kurz bei den Kollegen vorbei. All das fällt beim virtuellen Arbeiten weg. Ein tägliches, morgendliches Status-Meeting von 15-20 Minuten kann hier Abhilfe schaffen und vermittelt der Führungskraft einen guten Überblick darüber, wer Fragen hat, wer heute was bearbeitet und wer eventuell Unterstützung braucht.
In sehr operativen Teams empfiehlt sich, dieses Meeting auch zweimal täglich abzuhalten, zum Beispiel am frühen Nachmittag, um zu schauen, wer noch Hilfe für das Erreichen seines Tagesziels braucht.
Achten Sie darauf, diese Meetings kurz und bündig zu halten.
Wöchentliche Meetings als strategisches Instrument
Um die täglichen Meetings inhaltlich und zeitlich nicht zu überladen, macht ein wöchentliches, längeres Team-Meeting Sinn.
Dieses bietet ausreichend Raum um strategische Themen zu besprechen, einen Ausblick auf die kommende Woche zu geben, die vergangene Woche Revue passieren zu lassen und größere Probleme und Herausforderungen gemeinsam zu klären.
Achten Sie auch hier auf ein gutes Zeit Management und eine festgelegte Struktur und Agenda. So stellen Sie sicher, dass wichtige Themen angesprochen und vor allem kritische Fragen und Probleme direkt beantwortet und gelöst werden können.
Abgesehen davon, dass dies aus der Perspektive der Konzentrationsfähigkeit und Produktivität nicht immer Sinn macht, verteilt sich die Arbeit auch anders über den Tag: Während Arbeitnehmer normalerweise 7-9 Stunden pro Tag im Büro verbringen, gestaltet sich ein Arbeitstag im Homeoffice meist flexibler. Während die Mittagspause verlängert wird, wird vielleicht abends nochmals der Laptop aufgeklappt, um die Präsentation zu beenden.
Berücksichtigen Sie das als Führungskraft und richten Sie gemeinsam mit Ihrem Team „Kernzeiten“ ein, in denen jeder erreichbar sein soll. Dies zum Beispiel für gemeinsame Meetings oder auch für kurzfristige Rückfragen.
Erlauben Sie außerhalb dieser Präsenz-Zeiten Flexibilität gemäß individueller Präferenzen und Möglichkeiten. Während der eine gerne die frühe Morgenstunde nutzt, hängt ein Morgenmuffel lieber abends eine Stunde dran.
Diese Kombination aus festen Terminen und flexiblen Freiräumen baut Vertrauen auf beiden Seiten auf und ermächtigt gleichzeitig Ihre Mitarbeiter zur Eigenverantwortung.
Erfolgreiche Video-Konferenzen
Die Basis für regelmäßige Meetings und Absprachen wird durch eine erfolgreiche Kommunikation über Video gelegt.
Und auch wenn «Du bist noch stumm geschaltet» 2020 wohl als meistgenannter Satz in Unternehmen in die Geschichte eingehen wird, macht es dennoch Sinn, sich stumm zu schalten, wenn man nicht spricht: Es reduziert massiv den Geräuschpegel im Hintergrund und macht es dadurch allen Sitzungs-Teilnehmern einfacher, sich auf die sprechende Person zu konzentrieren.
Damit die sprechende Person aber dennoch Reaktionen wahrnehmen kann, gilt die Devise: Kamera an. Achten Sie als Teilnehmer an einer Video-Konferenz auch darauf, dass sie stärker als sonst mit Mimik und Gestik kommunizieren und ihr zustimmendes Nicken vielleicht etwas länger ausfällt als in einem persönlichen Gespräch.
Wenn Sie zudem noch einführen, dass Video-Konferenzen maximal eine Stunde gehen, oder – bei längeren Meetings – spätestens alle 50 bis 60 Minuten eine Pause einlegen, steht einer erfolgreichen Kommunikation per Video nichts mehr im Wege.
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