Wie Unternehmen ihren Einstellungsprozess trotz Homeoffice erfolgreich gestalten können
2. September 2021
Häufig arbeiten Personaler*innen stark in Silos, denn sie kümmern sich abseits der eigentlichen Arbeit des Unternehmens um spezifische Personalthemen. Mit zunehmender Fernarbeit aus dem Homeoffice heraus entfernen sich die Personalverantwortlichen immer weiter von den Teams. Kollaboratives Recruiting setzt deshalb darauf, Teammitglieder aktiv in die Einstellungsprozesse einzubinden. Wie die Umsetzung in acht einfachen Schritten gelingt, erklärt Rebecca Clarke, Head of People and Talent bei Recruitee.
Personalabteilungen haben es derzeit besonders schwer: Während sich die Personalsuche ohnehin immer schwieriger gestaltet, weil Fachkräfte einfach Mangelware sind, wirkt sich die durch die Coronakrise bedingte Heimarbeit nicht gerade förderlich auf die Einstellungsprozesse aus. Denn Personalabteilungen arbeiten meist isoliert vom Kerngeschäft der Unternehmen und kümmern sich explizit um Personalthemen abseits der eigentlichen Aufgaben.
Klassischerweise schreiben sie im Einstellungsprozess Stellen aus, BewerberInnen bewerben sich, die Personalabteilung führt Interviews und das letzte Wort hat dann die Führungskraft. Darüber hinaus gibt es wenig bis gar keinen Kontakt zu den Teams, mit denen die BewerberInnen später zusammenarbeiten. Weil die Personaler*innen als Folge der Krise – wie alle anderen Mitarbeitenden auch – zunehmend im Homeoffice sitzen, nimmt der Kontakt zu den KollegInnen immer stärker ab. Die Gefahr ist hoch, dass die ohnehin raren KandidatInnen immer unpassender werden.
Um diesem Phänomen zu begegnen, setzen Unternehmen verstärkt auf kollaboratives Recruiting. Mit dem Ansatz wird versucht, die Personalabteilungen, die BewerberInnen und die Teams trotz Fernarbeit zusammenzuhalten. Dabei setzt kollaboratives Recruiting auf ein teambasiertes Einstellungsverfahren, bei dem Führungskräfte, Personaler*innen sowie Mitarbeitende an der Suche und Auswahl von neuen KollegInnen beteiligt sind. Die anfallenden Aufgaben werden geteilt und am Ende entscheiden alle mit. Entscheidend für einen erfolgreichen Ablauf sind im Wesentlichen acht einfache Schritte.
Erster Schritt: Das Aufnahmegespräch
Beim kollaborativen Recruiting beginnt der Einstellungsprozess mit einem Treffen zwischen der Personaler*in und dem Teammitglied, das den Bedarf für die neue Stelle angemeldet hat. Dabei werden die Anforderungen für die Position, die Stellenbezeichnung, Aufgabenbereiche und die notwendigen Qualifikationen vonseiten der KandidatInnen festgelegt. Hilfreich ist hierfür ein Formular, das aus dem Team heraus im Vorfeld bearbeitet werden kann. Das spart je nach Komplexität der zu besetzenden Stelle viel Zeit. Je klarer das gesuchte Profil definiert ist, desto leichter fällt es dem Team, die richtige Person zu finden.
Zweiter Schritt: Die Stellenbeschreibung
Das Aufnahmeformular und das initiale Gespräch bilden die Grundlage für die Stellenbeschreibung. Idealerweise erstellt das Team dann auf Basis von Vorlagen den ersten Entwurf. Alle Stellenbeschreibungen sollten an einem zentralen, für alle zugänglichen Ort abgelegt sein, sodass der Erstellungsprozess vereinfacht wird. Mit dem Feinschliff durch den oder die Personalerin kann die Beschreibung finalisiert und veröffentlicht werden.
Dritter Schritt: Das Recruiting-Team
Im dritten Schritt wird festgelegt, wer Teil des Recruiting-Teams sein soll. Wichtig ist, dass es beim kollaborativen Recruiting nicht darum geht, möglichst viele Menschen in den Prozess einzubinden, sondern nur jene, die auch etwas beitragen können. Dafür wählen Personaler*innen passende Teammitglieder aus, die verschiedene Aspekte gut beurteilen können, zum Beispiel den fachlichen oder kulturellen Fit. Je mehr unterschiedliche Perspektiven eingebracht werden, desto besser. Dafür können auch KollegInnen aus anderen Teams eingebunden werden.
Vierter Schritt: Das Briefing
Im nächsten Schritt werden alle gesammelten Informationen mit dem Team geteilt, sodass vor dem Start der Suche ein eindeutiges Suchprofil vorhanden ist. Dabei kann geklärt werden, wie etwa der Interviewprozess aussehen soll und was genau besprochen wird. Im besten Fall werden alle Aktivitäten dokumentiert. So können spätere Diskussionen zu einzelnen Punkten bestmöglich vermieden werden. Wichtig ist, dass das Team selbst die Inhalte des späteren Bewerbungsgesprächs festlegt. Das kann auch in Abstimmung mit der Expertise der Personaler*innen geschehen.
Das Sourcing und das Screening, also die Auswahl und Überprüfung potenzieller KandidatInnen, gehören zu herausforderndsten Aspekten des Einstellungsprozesses. Beim kollaborativen Recruiting wird diese Aufgabe im Team angegangen – was gerade in Zeiten von Homeoffice dazu führt, dass die Personalabteilung wieder enger mit den Teams zusammenarbeitet. Dafür können virtuelle Meetings oder gar Sourcing-Partys abgehalten werden, mit denen dank der gemeinschaftlichen Suche nach Talenten auch die internen Strukturen gestärkt werden.
Sechster Schritt: Das Interview
Mit den gemeinschaftlich ausgewählten KandidatInnen werden im Anschluss Interviews geführt. Dazu kann beispielsweise ein initiales Interview per Videokonferenz mit der Recruiter*in gemacht werden, auf das ein gemeinsames Interview mit einer Führungskraft aus dem Team folgt. Anschließend wird eine Probeaufgabe angeboten und eine abschließende Interviewrunde zusammen mit Recruiting, Führungskraft und ein bis zwei Teammitgliedern durchgeführt. Dabei sollten sowohl die Führungskraft als auch die Teammitglieder vom Recruiter gebrieft und begleitend beraten werden, sodass Aufgaben, Rollen und Bewertungsmaßstäbe strukturiert und nachvollziehbar bleiben. So bleibt der Interviewprozess nah an den Bedürfnissen der Teams während die Personalabteilung für einen durchgängig professionellen Ablauf sorgt.
Siebter Schritt: Die Auswahl
Das kollaborative Recruiting führt dank der Einbeziehung der Teams dazu, dass gut passende KandidatInnen schneller gefunden werden können. Wichtig ist, dass in diesem Prozess auch die potenziellen KandidatInnen eine transparente und nachvollziehbare Erfahrung machen. Deshalb sollten Recruiter*innen kontinuierliche Feedbackschleifen mit dem Team und den KandidatInnen etablieren, damit diese über den Fortschritt des Prozesses informiert bleiben. Sobald alle Interviewrunden abgeschlossen sind, wird eine finale Auswahl getroffen. Hier sollte darauf geachtet werden, dass alle Mitglieder des Recruiting-Teams gleichermaßen stimmberechtigt sind und am besten auch über ein Veto-Recht verfügen. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass Personalentscheidungen vom Team mitgetragen und die ausgewählten KandidatInnen später optimal ins Team aufgenommen werden.
Achter Schritt: Das Angebot
In der Angebotsphase spricht zunächst der oder die Recruiter*in mit den ausgewählten KandidatInnen und teilt die guten Nachrichten. Dabei können das konkrete Angebot und die genauen Konditionen der Zusammenarbeit abschließend besprochen werden. Hier kann gegebenenfalls die Führungskraft aus dem Team hinzugezogen werden, um Bedenken auszuräumen oder Vertragsdetails zu verhandeln. Nach einer anschließenden Bedenkzeit und dem finalen Vertragsschluss steht einer Aufnahme des oder der KandidatIn nichts mehr im Wege.
Fazit: Kollaboratives Recruiting kann gerade in Zeiten von Homeoffice und dezentralem Arbeiten dazu führen, dass Personaler*innen und Teams wieder enger zusammenrücken, bessere Personalentscheidungen gefällt und neue Mitarbeitende besser in die Teams integriert werden. Die Einführung des neuen Prozesses gelingt mit der richtigen Planung relativ einfach und kann sogar dazu führen, dass der interne Zusammenhalt trotz Fernarbeit gestärkt wird.
Über Rebecca Clarke (Foto “head”)
Rebecca Clarke ist Head of People bei Recruitee. Mit vielen Jahren Erfahrung im Recruiting und Bewerbermanagement wird sie von ihrer Leidenschaft angetrieben, Menschen und interessante Möglichkeiten zusammenzubringen, großartige Teams aufzubauen und inklusive Arbeitsplätze zu schaffen, die Freude bringen. Recruitee mit Hauptsitz in Amsterdam ist ein Anbieter von cloudbasierter Bewerbermanagement-Software. Die digitalen Softwarelösungen des Unternehmens umfassen Jobbörsen-Integrationen, Talent Sourcing, Bewerber-Tracking, Pipeline-Automatisierung, Terminplanungs-Automatisierung und erweiterte Recruitment-Analysen. Mehr unter www.recruitee.com.
